Apoteka Belladonna vodi cijene i zalihe u Medisoftu, sistemu za upravljanje apotekama. Web shop na WooCommerceu razvijamo mi. Kada je došlo vrijeme da se ta dva sistema povežu, konektor je već postojao, jer Medisoft ima vlastitu funkciju sinhronizacije putem REST API-ja.
Ipak, konektor je tek pola posla. Druga polovina je web shop koji je spreman da prima podatke, pravila o tome šta se sinhronizuje, a šta ne, i neko ko zna gdje da traži kada cijena na sajtu nije ona prava. Ovo je WooCommerce ERP integracija iz ugla web shopa, onako kako smo je prošli sa Belladonnom.
Ko šta radi u integraciji
Prije prvog testa dobro je zapisati podjelu posla. Kod Belladonne je izgledala ovako:
- Medisoft šalje nazive, cijene i količine proizvoda i održava svoj konektor.
- Webherzz priprema WooCommerce stranu: pravi REST API ključeve sa odgovarajućim dozvolama, testira sinhronizaciju i definiše kako se primljeni podaci prikazuju u shopu.
- Apoteka unosi proizvode u shop i svakom dodaje šifru (SKU) iz Medisofta.
Pristup Medisoftu nikada nismo imali, niti nam je bio potreban. Integracija ne traži da agencija ulazi u ERP. Traži da svaka strana zna svoj dio posla i da se zna gdje se jedna strana završava, a druga počinje.
Sve počinje od SKU šifre
Medisoft prepoznaje proizvod u web shopu isključivo po SKU šifri. Zato su radnice apoteke pri unosu svakog proizvoda dodavale šifru tačno onakvu kakva je u sistemu.
To zvuči kao sitnica, ali od nje zavisi cijela integracija. Proizvod sa pogrešnom šifrom ne dobija cijenu ni zalihu, a proizvod sa tuđom šifrom dobija tuđu. Prije puštanja sinhronizacije u rad zato se isplati provjeriti da li svaki proizvod u shopu ima šifru i da li se neka šifra ponavlja.
Šta sinhronizovati, a šta ne
Medisoft šalje tri podatka: naziv, cijenu i količinu. Nazive namjerno ne sinhronizujemo. U Medisoftu su pisani za interni rad apoteke, a ne za kupca koji proizvod traži u pretrazi.
Zato nazivi, opisi, slike i kategorije ostaju u WordPressu, a iz Medisofta stižu samo cijena i zaliha. To je opšte pravilo za ovakve projekte: podaci iz ERP-a pisani su za skladište i knjigovodstvo, a podaci u web shopu za kupca. Integracija treba da prenese brojeve, ne i tekst koji nije namijenjen javnosti.
Akcije koje prate cijenu iz ERP-a
Belladonna ima mnogo akcija i popusta po brendovima. Kada cijenu određuje ERP, akcijska cijena ne smije biti upisana kao fiksan iznos. Ako se osnovna cijena u Medisoftu promijeni, fiksna akcijska cijena ostaje ista i lako postane pogrešna, pa čak i viša od redovne.
Zato su sve akcije podešene kao procenat popusta u odnosu na cijenu koja stiže iz Medisofta. Kada se osnovna cijena promijeni, akcijska se automatski preračuna i kupac uvijek vidi tačan popust.
Proizvod kojeg nema na stanju
Pravilo je jednostavno: kada Medisoft za proizvod pošalje količinu 0, proizvod se uklanja sa sajta. Kupac ne može da naruči nešto što apoteka trenutno nema, a kada proizvod ponovo stigne, vraća se automatski.
Kada cijena nije tačna, gdje je problem?
Na početku je bilo problema. Primjer: kada u apoteci iz koje se povlače podaci nekog proizvoda nije bilo na stanju, sistem je umjesto stvarne cijene slao neku drugu vrijednost, poput prosjeka. Na sajtu se tada pojavljivala cijena koja nije odgovarala stvarnoj.
Prvi korak u takvoj situaciji je utvrditi gdje greška nastaje. Provjerom smo potvrdili da web shop tačno prikazuje ono što primi, pa je uzrok bio u podešavanjima izvora podataka. Medisoftu smo zatim dali konkretne instrukcije i prijedloge kako da sistem podesi.
Ovo je možda najvažnija pouka cijele integracije. Kada se dva sistema povežu, svaka greška izgleda kao greška sajta, jer je kupac vidi na sajtu. Agencija zato mora da zna da pokaže gdje je problem stvarno nastao i da sa dobavljačem ERP-a razgovara argumentima, a ne pretpostavkama.
Šta je potrebno za procjenu WooCommerce ERP integracije
Iz iskustva sa Belladonnom, ovo su pitanja koja treba riješiti prije početka:
- Ima li ERP gotov konektor ili API? Ako ga dobavljač već nudi, posao je mnogo manji nego razvoj od nule.
- Ko unosi SKU šifre i kako se provjeravaju? Bez tačnih šifara integracija ne radi.
- Koji podaci se sinhronizuju? Najčešće su to cijena i zaliha, dok tekstovi i slike ostaju u shopu.
- Kako se računaju akcije? Procentualni popusti prate promjene cijene, a fiksni iznosi ne.
- Šta se dešava sa proizvodom bez zaliha? Da li se sakriva ili prikazuje kao nedostupan?
- Odakle dolazi cijena ako firma ima više lokacija? To treba dogovoriti sa dobavljačem ERP-a prije testiranja.
Ako tek planirate prodavnicu ili nadogradnju postojeće, pogledajte našu uslugu izrade i razvoja web shopa. Tehničku osnovu za razmjenu podataka daje WooCommerce REST API.
Da li agencija mora da ima pristup ERP-u?
Ne mora. Mi pristup Medisoftu nikada nismo imali. Dovoljni su pripremljen WooCommerce, tačne SKU šifre i dobra saradnja sa dobavljačem sistema.
Može li svaki ERP da se poveže sa WooCommerceom?
Ne bez provjere. Prvo pitanje uvijek ide dobavljaču ERP-a: da li sistem ima API ili gotov konektor i koje podatke može da šalje. Od tog odgovora zavisi da li je projekat stvar podešavanja ili razvoja.
Planirate povezivanje web shopa sa ERP sistemom?
Pošaljite nam opis svog projekta: koji ERP koristite, koje podatke želite da povežete i gdje danas nastaju problemi. Na osnovu toga ćemo predložiti kako da pripremite web shop i šta treba dogovoriti sa dobavljačem sistema.
